Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Solution Systems actúa como Responsable del Tratamientorespecto de los datos personales que recolecta directamente a través de sus canales corporativos, y como Encargado del Tratamientocuando trata datos personales por cuenta de sus clientes en el marco de la prestación de servicios de software y soporte tecnológico.

2. Marco legal

Esta política se adopta en cumplimiento de:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Capítulo 25, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data), aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios.
• Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos.
• Ley 2157 de 2021 y demás normas concordantes.
• Circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de Solution Systems, cuyo tratamiento sea realizado por la compañía, sus colaboradores, contratistas o Encargados designados. Cobija, entre otros, los datos de:

• Clientes actuales y potenciales (entidades financieras, cooperativas, fondos de inversión y sus representantes).
• Visitantes del sitio web que diligencian formularios de contacto.
• Proveedores y contratistas.
• Aspirantes a vacantes laborales.
• Colaboradores y sus beneficiarios.
• Usuarios de la mesa de ayuda y portales de soporte.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato calificado como tal según la ley o la Constitución, y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como Responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios aplicables

El tratamiento de datos personales en Solution Systems se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Datos personales que recolectamos

Dependiendo de la relación con el Titular, Solution Systems puede recolectar:

6.1. Datos de identificación y contacto

Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, cargo, empresa o entidad, correo electrónico corporativo, teléfono fijo y móvil, ciudad y dirección de correspondencia.

6.2. Datos de interacción digital

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen de la visita e identificadores de cookies.

6.3. Datos comerciales y contractuales

Información de facturación, historial de servicios contratados, tickets de soporte, comunicaciones sostenidas y registros de capacitación.

6.4. Datos de aspirantes laborales

Hoja de vida, formación académica, experiencia laboral, referencias y resultados de pruebas de selección.

6.5. Datos de colaboradores

Los necesarios para la ejecución del contrato laboral y el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social, tributaria y de seguridad y salud en el trabajo.

7. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

7.1. Datos sensibles

Solution Systems no recolecta datos sensibles a través de su sitio web. Cuando excepcionalmente se requieran (por ejemplo, datos de salud de colaboradores o datos biométricos para control de acceso a instalaciones), se informará al Titular que:

• No está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• No está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.
• Se le indicará cuáles de los datos solicitados tienen carácter sensible y la finalidad específica de su tratamiento.

Estos datos se tratarán únicamente con autorización explícita del Titular y con medidas de seguridad reforzadas.

7.2. Menores de edad

El sitio web de Solution Systems no está dirigido a menores de edad y no recolecta intencionalmente sus datos. Cuando por razones legales o contractuales se requiera tratar datos de menores (por ejemplo, beneficiarios de colaboradores), el tratamiento responderá al interés superior del menor, respetará sus derechos fundamentales y contará con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

8. Finalidades del tratamiento

Solution Systems trata los datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Relación comercial y prestación de servicios

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y demostraciones de producto.
• Formalizar, ejecutar y liquidar contratos de licenciamiento, implementación, soporte y servicios en la nube.
• Prestar servicios de mesa de ayuda y gestionar tickets, incidentes y niveles de servicio (SLA).
• Gestionar facturación, cobranza y conciliación de cartera.

8.2. Comunicaciones y mercadeo

• Enviar información sobre productos, actualizaciones normativas, boletines, eventos y capacitaciones.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Invitar a webinars, ruedas de negocio y actividades institucionales.

8.3. Operación interna y cumplimiento

• Gestionar procesos de selección, contratación y administración de personal.
• Gestionar la relación con proveedores y contratistas.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
• Cumplir obligaciones en materia contable, tributaria y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

8.4. Seguridad y mejora del sitio web

• Analizar el uso del sitio web para mejorar su contenido, rendimiento y experiencia de usuario.
• Prevenir fraude, uso indebido y ataques automatizados.
• Garantizar la trazabilidad y seguridad de los sistemas de información.

8.5. Tratamiento como Encargado

Cuando Solution Systems trata datos personales alojados en los sistemas de sus clientes, lo hace exclusivamente conforme a las instrucciones del cliente (Responsable), en el marco del contrato suscrito y bajo los acuerdos de confidencialidad y transmisión de datos correspondientes. Solution Systems no utiliza dicha información para finalidades propias.

9. Autorización del Titular

9.1. Forma de obtención

La autorización puede constar por escrito, de forma oral, o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. En el sitio web, la autorización se obtiene mediante la aceptación expresa de esta política al momento de diligenciar cualquier formulario.

9.2. Prueba de la autorización

Solution Systems conserva evidencia de la autorización otorgada, incluyendo registro de fecha, hora, dirección IP y versión de la política aceptada, según corresponda.

9.3. Casos en que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Solution Systems. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Solution Systems.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento se incurrió en conductas contrarias a la ley o a la Constitución, o cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Legitimación para el ejercicio de derechos. Podrán ejercer estos derechos el Titular (acreditando su identidad), sus causahabientes (acreditando tal calidad), el representante o apoderado del Titular, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

11. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El área encargada de atender las solicitudes de los Titulares es:

12. Procedimiento para ejercer los derechos

12.1. Consultas

El Titular puede consultar la información personal que repose en las bases de datos de Solution Systems a través de los canales indicados en el numeral 11.

• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
• Cuando no sea posible atenderla dentro de ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2. Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de la normativa, podrá presentar un reclamo que será tramitado así:

Contenido del reclamo:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Documentos que se quiera hacer valer.

Trámite:

1. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de loscinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.
2. Si Solution Systems no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de esta situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.3. Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Solution Systems.

12.4. Revocatoria de la autorización y supresión del dato

El Titular puede solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos. La solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando la eliminación impida el cumplimiento de una obligación legal a cargo de Solution Systems.

La revocatoria puede ser total (sobre todas las finalidades) o parcial (sobre finalidades específicas, como el envío de comunicaciones comerciales).

13. Seguridad de la información

Solution Systems implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito mediante TLS y encabezados de seguridad en el sitio web (HSTS, CSP, X-Frame-Options, entre otros).
• Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio.
• Políticas de contraseñas y autenticación reforzada para sistemas críticos.
• Registro y monitoreo de eventos de seguridad.
• Copias de respaldo y planes de continuidad.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, contratistas y Encargados.
• Capacitación periódica en protección de datos y seguridad de la información.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de incidentes que afecten la seguridad de las bases de datos, Solution Systems los reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente y notificará a los Titulares afectados cuando corresponda.

14. Transmisión y transferencia de datos

Solution Systems puede transmitir o transferir datos personales a:

• Encargados y proveedores tecnológicos que prestan servicios de alojamiento, correo electrónico, analítica web, mensajería y soporte, bajo contratos que garantizan el cumplimiento de los deberes de esta política.
• Entidades del grupo empresarial o aliados comerciales, cuando sea necesario para la prestación del servicio y medie autorización del Titular.
• Autoridades públicas, en cumplimiento de requerimientos legales, administrativos o judiciales.

Transferencia internacional. Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Solution Systems se encuentran ubicados fuera de Colombia (entre ellos, servicios de infraestructura en la nube, analítica web y protección contra bots, con operación en Estados Unidos y la Unión Europea). Al aceptar esta política, el Titular autoriza dichas transferencias, las cuales se realizan hacia países que otorgan un nivel adecuado de protección o mediante instrumentos contractuales que garantizan estándares equivalentes a los previstos en la ley colombiana, conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC.

15. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de Solution Systems utiliza cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y para el análisis de su uso:

El Titular puede aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies no esenciales a través del banner de consentimiento del sitio web, y puede eliminarlas o bloquearlas desde la configuración de su navegador. La desactivación de ciertas cookies puede afectar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.

16. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo a:

• La duración de la relación comercial, laboral o contractual y sus términos de prescripción.
• Las obligaciones legales de conservación en materia contable, tributaria, laboral y de cumplimiento normativo (que en algunos casos alcanzandiez (10) años o más).
• Las disposiciones sobre gestión documental aplicables.

Cumplido el término y agotadas las finalidades, los datos serán suprimidos de forma segura o sometidos a procesos de anonimización.

Las bases de datos de Solution Systems tendrán una vigencia indefinida mientras se mantengan las finalidades descritas y no medie solicitud de supresión procedente.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando Solution Systems se encuentre obligada en los términos del Decreto 1074 de 2015 y del Decreto 090 de 2018, sus bases de datos serán inscritas y actualizadas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. Modificaciones a la política

Solution Systems se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Todo cambio sustancial será comunicado a los Titulares a través del sitio web y, cuando corresponda, por correo electrónico, con una antelación razonable a su entrada en vigencia. Se recomienda revisar periódicamente este documento.

19. Aceptación

Al utilizar el sitio web de Solution Systems, diligenciar sus formularios o suministrar datos personales por cualquier canal, el Titular declara haber leído, entendido y aceptado los términos de esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

20. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del 19 de Agosto de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.